共有していい名刺?共有できない名刺?

わたしたちが交換する名刺には『個人のつながり』と『ビジネスでのつながり』があります。

最近では、社員が仕事の上で交換した名刺は会社の資産として社内で共有し、会社の資産として残して行くべきだという考えが広まりつつあります。

一方で、「同窓会で会った」「お気に入りの居酒屋さんのショップカード」など『個人のつながり』で交換した名刺に関しては、会社のシステムで共有したくないものが大半だと思います。うっかり社内の名刺管理システムに名刺を登録してしまい、大学の友人に知らない間に、マーケティングメールが送信されてしまったら友人との関係も気まずくなりますね……

とは言え、日々溜まる名刺を紙で保管しておくのは場所も取りますし、誤って紛失してしまう可能性もあります。

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では、どうすればよいのでしょうか?

そんな時こそ気軽に使える無料の名刺管理サービスやEvernoteなどのサービスを活用するのが便利かと思います。これらのサービスは、以前はOCRの精度が低く、誤字が多かったのですが、最近はOCRの認識度も高まり、サービスによっては人力の補正を入れてくれるサービスもあります。

「無料でそこまで!!」

というサービスもあります。本当に便利になりました。
会社で共有する必要のある名刺に関しては「名刺管理」だけではなくSFAやCRMなど他のシステムとの連携し、顧客情報として活用することが重要となってきます。
その際、名刺管理の仕組みそのもののセキュリティや他のシステムとの親和性が求められます。

一方、個人の名刺管理であれば、あくまでも個人的なネットワークの管理に留まりますので、無料のスマートフォンアプリ含めて検討の幅が広がります。名刺管理に特化したもの、ストレージサービスから拡張したもの、クラウドサービス、スタンドアロンのアプリなどそれぞれのサービスで特色があって面白いですよ。色々と試してみられてはいかがでしょう?

もちろん無償のサービスは個人の利用に留めて、仕事で活用する名刺の管理は信頼できるサービスをご利用されることをお勧めします。また、個人の名刺サービスをプライベートで利用するにしても、扱う情報は個人情報であることに注意をしてください。むやみやたらに共有するのではなく、名刺を交換してくれた相手のことも考慮して、ビジネスとプライベートを用途によって使い分けるのがスマートに名刺を管理するコツではないかと思います。