リードの「部署」を名刺情報で更新しよう!~動作確認~

みなさん、こんにちは。

前回は、ワークフロールールで『リードの「部署」を名刺情報で更新しよう!』を読んでいただきましてありがとうございました。長々とワークフロールールの設定についてご案内しましたが、本日はそのワークフロールールの動作確認をしてみましょう。

前回作成したワークフロールールで実現したい内容は名刺からリードが作成されたとき、“名刺の「所属」がリードの「部署」にセットされる”でした。

Sandboxには本番と同じようなデータはないと思いますので、手入力で名刺レコードを作成します。

「名刺」タブから「新規」ボタンをクリックします。

名刺タブ

テストに必要な項目を入力します。

今回のテストに必要な項目は「氏名」、「会社名」、「所属」、「姓」、「名」です。

姓と名を合わせると氏名になるようにレコードを作成します。

私はテストデータを作成しているとき、なんのテストを行っていたか忘れてしまうので、項目のどこかにテスト理由を記載しておきます。

今回は会社名を「名刺の所属をリードの部署にセットする株式会社」としました。

また、名刺の「所属」は“所属”としています。

必要な項目を入力したら「保存」をクリックします。

新規名刺

作成された名刺レコードの「リードに登録」ボタンをクリックします。

リードに登録

<リードを新規作成>を選択し「保存」ボタンをクリックします。

正しくワークフローが設定されていればリードの「部署」は「所属」とセットされるはずです。果たして結果はいかに!?ドキドキします。

リードに登録詳細

リードが作成されました。

そしてリードの「部署」は“所属”と表示されています。成功です!ステキ( *´艸`)

リード

さて、「太箸洋子」のリードのレコードが作成されました。

その太箸さんが4月に人事異動になったのでご挨拶に伺い名刺交換をしました。

新しい名刺レコードの部署名は「4月で異動した新しい部署」になっていました。名刺情報でリードの情報を更新してみましょう。

「リードに登録」ボタンをクリックします。

2名刺の詳細

既存のリード情報が表示されます。

「既存のリードの情報を名刺情報で上書きする」にチェックを入れて保存します。

リードの情報は更新されているでしょうか。

リードに登録2

大丈夫ですね!名刺の所属でリードの部署が更新されました!

リードの詳細2

それでは手入力でリードの部署を更新してみましょう。部署名を「手入力」と入力し保存します。

リードの編集

リード情報はもとのまま「4月で異動した新しい部署」のままです……

4月で異動

原因はどこにあるのでしょうか。ワークフロールールを確認してみましょう。

評価条件:「レコードが次の場合にルールを評価 作成されたとき、および編集されるたび」になっており、

ルール条件がSmartViscal__NameCard__c <> null つまり、名刺の参照項目が空白ではないときになっています。

このため、名刺の参照項目が空白でなければ手入力で編集してもワークフロールールが動いて名刺情報で更新されてしまいます。

ワークフロールール2

では、どうするのがベストでしょうか。一覧表でまとめると下記のようになります。

ワークフロールールの開始条件
名刺でリードを作成
名刺でリードを編集
手入力でリードを編集
作成されたとき
×
作成されたとき、および編集されるたび
×

なんて、悩ましい一覧表なのでしょう!どちらにも×が1個ついています(-“-)

一度冷静になってどんな運用の時に、どのワークフロールールを設定するのがいいか考えてみましょう。

ワークフロールールの開始条件が“作成されたとき”

この場合、名刺でリード情報を更新することはできませんが、

  •  ユーザが手入力でリード情報を編集する
  • 他のツールでリードが更新される

などの時に選択していただくとよいと思います。

ワークフロールールの開始条件が“作成されたとき、および編集されるたび”

この場合、名刺情報でリードを作成または更新していた場合、ユーザがリードを手入力で編集しようとしても名刺情報で更新されてしまいます。そのため

  • ユーザが手入力でリード情報を編集しない
  • 他のツールでリード情報が更新されることはない

などの時に選択していただくとよいと思います。

貴社のセールスフォースの使い方によって、他にも運用方法は考えられると思います。是非、貴社にふさわしい運用を検討してみてください。